Publié le 23 novembre 2016
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Qu’est-ce qui nous rend moins productifs au quotidien ?

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Qui n’a jamais rêvé de rallonger la journée de quelques heures pour boucler un dossier important ? Mais est-ce vraiment le temps qui nous manque ?

Absentéisme, mais pas que…

Avez-vous déjà entendu un « Tu pars déjà ? Fainéant(e) va ! » en quittant le bureau à 18h un mardi soir ? Vous n’êtes pas seul(e) ! En agence, comme dans d’autres entreprises, c’est même assez fréquent. En vérité, après avoir enchaîné plus de 9 h de travail à un rythme souvent soutenu, il est plutôt normal de partir, non ? Vous connaissez l’absentéisme et sa mauvaise réputation mais avez-vous rencontré le présentéisme ? Attention, il est pire !

En France, on considère un collaborateur qui reste tard dans l’open-space comme étant un bon élément, impliqué, zélé, motivé et courageux. Mais si cela indiquait un problème ? Est-il normal de ne PAS avoir le temps de faire ce que l’on doit faire pendant notre journée de travail ?

Chez nos voisins suisses, germaniques ou nordiques, il est très mal vu de vous voir traîner dans des bureaux à moitié vides, à peine éclairés par la lueur blafarde des spots indiquant la sortie de secours. C’est même considéré comme une marque d’incompétence et de mauvaise organisation.

Dur, dur, la productivité

Et s’ils avaient raison ? Il est vrai que l’absentéisme est coûteux, mais le présentéisme l’est encore plus. Premièrement, l’être humain n’est pas fait pour rester pleinement concentré pendant 10, 12, 15 heures d’affilée chaque jour des semaines durant. Tout simplement parce que nous sommes moins efficaces quand nous sommes fatigué(e)s ! Et ce, sans parler d’éventuels burnouts ou autres dépressions…

La fatigue physique et émotionnelle est très mauvaise pour la productivité. Selon le cabinet Midori Consulting, « les coûts liés au présentéisme représentent de 18 % à 60 % des coûts qu’un employeur doit supporter en raison des problèmes de santé de ses salariés ». Toujours d’après les spécialistes Midori Consulting, le coût caché du présentéisme se situe entre 2,67% et 4,86% pour la masse salariale, soit entre 13,7 et 24,95 milliards d’euros par an en France !

La solution : plus d’efficience

Quand nous nous contentons majoritairement d’être efficaces, il s’agirait surtout être efficients. Être efficace, c’est atteindre ses objectifs. Être efficient, c’est atteindre ses objectifs avec un coût et un investissement minimal. Une question se pose alors : comment tirer le meilleur parti de notre journée ?

Anticipez et ménagez votre sommeil

Tout d’abord, une journée productive commence la veille. Chaque soir, avant de rentrer chez vous, pour embrasser votre mari ou votre femme, vos enfants et votre labrador, préparez vos objectifs du lendemain. Ensuite, dormez. On ne traitera pas ici de l’importance du sommeil, mais ce temps de repos est essentiel pour que votre cerveau trie sereinement toutes les informations reçues dans la journée. Vous commencerez ainsi votre journée en allant à l’essentiel, la base de la productivité et de l’efficience.

Faites entrer votre quotidien dans des cases

Ensuite, différenciez bien l’important de l’urgent car non, tout n’est pas urgent. Juré, craché ! Payer vos factures, a priori, c’est urgent. Sauf que non, tant que vous n’êtes pas la veille de la date limite, c’est « important ». Par contre, récupérer votre labrador oublié dans la voiture depuis 3 semaines sans eau en plein soleil au mois d’août, ça, c’est urgent ! Vous pouvez donc également répartir vos tâches au bureau entre « importantes » et « urgentes » grâce à la matrice d’Eisenhower ci-dessous. L’exercice de priorisation de vos tâches est quelque chose que vous faites sans doute déjà au quotidien, il s’agit juste de vous l’appliquer.

Matrice d'Eisenhower - JETPULP

Chaque tâche doit être placée dans une de ces 4 cases. Attention cependant, dans certains cas, repousser une tâche peut prendre plus de temps que la traiter directement. On dit qu’il faut en moyenne 2 minutes pour repousser et reprogrammer une tâche. Donc il vaut peut-être mieux traiter directement les tâches de moins de 2 minutes, non ?

Après la théorie, la pratique : le matin, protégez-vous de la pression des urgences, au moins pour un temps, en essayant de travailler une petite heure dans votre bulle avant d’ouvrir vos e-mails. Un deuxième exercice simple : quand vous n’arrivez pas à classer une tâche, répondez « non, je ne peux pas » (sauf si votre client s’appelle Kim Kardashian… ou Brad Pitt… ou Maman). Si on vous la redemande, c’est qu’elle est importante ;)

C’est qui le patron ? Reprenez le contrôle de votre cerveau

Ensuite, sachez que le principal obstacle à votre productivité et votre efficience, c’est votre cerveau. Avant de recourir à la lobotomie, essayez de réapprendre à le maîtriser et à le comprendre. Car il faut bien le reconnaître, on a parfois l’impression que c’est lui qui nous contrôle et non l’inverse. Il vous dit quand vous avez faim, quand vous êtes fatigué(e), quand vous avez froid ou chaud, et quand vous avez envie d’un Frappuccino® de chez Starbucks…

Quand votre cerveau est en roue libre, que vous êtes submergés par trop de pensées qui vont dans tous les sens, n’hésitez pas à faire appel à vos vieux amis Crayon et Feuille blanche et à coucher ces idées sur papier. À l’heure de la révolution numérique, en bons professionnels à la pointe de l’innovation, vous pouvez faire de même via des solutions variées comme Trello, EverNote, etc. En prenant cette habitude, vous vous libérerez des pensées qui tournent en boucle tel un album de Frédéric François en maison de retraite et vous pourrez utiliser pleinement votre cerveau pour réfléchir à l’unique tâche sur laquelle vous êtes penché(e). Fin prêts pour plus d’efficience et de productivité !

Dites stop au multitasking

Vous l’aurez sans doute vu venir mais comment parler de productivité sans évoquer le multitasking. Allez, promis, ce ne sera pas long. On peut même faire un petit jeu pour prouver l’inefficacité de cette tendance à vouloir faire plusieurs choses en même temps.

Imaginez qu’on vous demande d’écrire un prénom (un prénom classique comme par exemple Eugène), et d’évaluer le temps qu’il vous faudra pour l’écrire. La majorité des gens répondront entre 3 et 5 secondes, selon le prénom, selon le matériel à disposition (feuille, crayon…), selon si on vient vous déranger ou pas. Maintenant, si on vous demande le temps que prendrait l’écriture de 5 prénoms, vous allez sans doute répondre entre 15 et 25 secondes car 3*5 = 15 et 5*5 = 25. À présent, si on vous dit : « écrivez tous les prénoms en même temps, lettre par lettre ». Résultat : il vous faudra en moyenne 2 fois plus de temps, sans parler des éventuelles confusions que vous allez faire. Il faut se rendre à l’évidence, le cerveau humain n’est vraiment pas fait pour le multitasking. Concentrez-vous sur une tâche, une seule tâche, mais faites-la bien.

Stop au multitasking

Au quotidien, forcez-vous à diviser vos tâches, à séquencer votre journée et vos plages horaires. Vous connaissez sûrement la citation « diviser pour mieux régner » ? Et bien, appliquez-la à vos problèmes et à vos tâches.

Par exemple, vous devez effectuer la tâche sport dans votre journée. On découpe cette tâche en 2 tâches plus petites :

  1. Se mettre en tenue de sport
  2. Aller courir

Vous serrez d’accord avec le fait qu’il est beaucoup plus simple de se motiver à d’abord se concentrer sur la première tâche (mettre ses baskets et enfiler un short), puis sur la deuxième, plutôt que de se motiver à « faire du sport ». Quoi de plus normal, quand on est bien au chaud devant Netflix, que la tâche « faire du sport » apparaisse un peu abstraite et surtout moins attractive !

Cependant, il est parfois difficile de découper des tâches complexes. Une technique simple consiste à limiter la durée ou la portée de l’action que l’on va effectuer. De manière générale, ne vous fixez pas des objectifs trop difficiles à atteindre. Le meilleur moyen de ne plus jamais louper d’objectif, c’est de ne plus s’en fixer ;) Sans aboutir à cet extrême, priorisez de petites listes, motivantes avec des moments tampons. Partez sur des objectifs simples et ne prévoyez pas 8 h de production effective quand votre journée de travail complète fait 8 h également ! Chargez vous à 80%, cela ne change rien, si ce n’est que vous travaillerez avec plus de sérénité, en vous libérant de la pression du temps. Et puis, si au bout de 4 h vous avez terminé votre todo list de la journée, profitez-en pour préparer celle du lendemain, et commencez la !

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode qui consiste à alterner temps de travail et temps de pause, de manière à se concentrer sur une seule (petite) tâche à la fois. Cette technique n’est pas applicable à tous les métiers, mais elle mérite qu’on s’y essaye.

Testez vous-mêmes

Pendant 5 jours, jouez à ce petit jeu :

Au travail, apportez 14 tomates (tomate cerise, tomate allongée, à votre guise !). Chaque tomate représente tout ou partie d’une tâche.

Travaillez sur cette tâche pendant 25 minutes et ne faites que ça. Au bout des 25 minutes, prenez 3-4 minutes pour manger votre tomate, tout en faisant une pause. Au bout de 4 tomates mangées, accordez-vous une pause un peu plus longue. Répétez ce rythme jusqu’à l’épuisement des 14 tomates.

Premièrement, ces petits encas fort sains vous aideront à rester pleinement concentré (ce message n’est pas sponsorisé par l’AOPn). Deuxièmement, la division des tâches et les mini-pauses accordées devraient accroître votre productivité et donc votre efficience. Troisièmement, la tomate est excellente pour prévenir les AVC, le cancer, le diabète, avoir de belles dents, de beaux cheveux, ainsi qu’une belle peau  (ce message n’est toujours pas sponsorisé par l’AOPn, mais on va y réfléchir).  ! Rien que ça ? Bien entendu, ceci n’est qu’un exercice, à faire quelques jours, ce n’est pas une habitude à prendre. Il ne faut pas abuser des bonnes choses !

Enfin pour finir, apprenez à valoriser votre temps. Pour être efficient, il faut savoir déléguer et combien coûte vraiment votre temps. Est-il vraiment intéressant de passer 4 h à télécharger une version gratuite et piratée d’un module WordPress payant qui coûte 299 euros quand vous pouvez l’acheter directement et profiter de l’assistance de l’éditeur ?

Posez-vous les bonnes questions, prenez du recul, faites des pauses, ayez l’esprit libre, reposez-vous. Tout ceci vous aidera à être plus efficient durant votre journée. Et n’oubliez pas de passer du temps avec votre mari ou votre femme, vos enfants et votre labrador, car ça aussi, c’est une tâche importante (mais non urgente, c’est vrai) !

Et vous ? Vous allez passer au régime tomate ? Quelles astuces appliquez-vous au quotidien pour être plus efficient(e) ?

Fabien

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